In onderstaande tabel worden de risico’s op de Floriade expo benoemd inclusief het bedrag waarvoor een reservering is opgenomen. Onder de tabel wordt per risico een toelichting gegeven. Komend half jaar zal wederom een integrale risico analyse worden uitgevoerd op de risico’s van het evenement.
(bedragen x € 1.000)
Risico’s Floriade | Omvang | Kans | VGR | PB |
|---|---|---|---|---|
Bijdrage subsidie /derden komt niet tot stand tgv business case | -2,0 | 60% | -1,2 | -1,2 |
Bijdrage Prov. Flevoland komt niet tot stand tgv de business case | -2,0 | 60% | -1,2 | -1,2 |
Tegenvallende bezoekers kaartverkoop / parkeren | -10,4 | 100% | -10,4 | -10,4 |
Sponsorbijdragen vallen tegen | -8,0 | 60% | -4,8 | -4,8 |
Tenderopbrengsten vallen 30% tegen | -1,2 | 40% | -0,5 | -0,5 |
Beheerbudget niet toereikend | -1,5 | 40% | -0,6 | -0,6 |
Diverse kleine risico’s | -1,3 | 20%-40% | -0,2 | -0,2 |
Veiligheidskosten | -1,0 | 60% | -0,6 | -0,6 |
Bouwvergunningen | -1,0 | 40% | -0,4 | -0,4 |
Kwaliteit evenement | -1,0 | 60% | -0,6 | -0,6 |
Organisatiekosten Expo organisatie | - | - | - | - |
Avondprogrammering | -3,3 | 60% | -2,0 | -2,0 |
Floriade Business Club | - | - | - | - |
Busvervoer | -5,0 | 40% | -2,0 | -2,0 |
NIEUW: | ||||
Onvoorzien Expo organisatie | -1,8 | 60% | -1,1 | -1,1 |
Exploitatierisico Toren 2 | -2,0 | 40% | -0.8 | -0.8 |
Risico bijdragen derden | -0,5 | 40% | -0,2 | -0,2 |
Totaal risico’s Floriade | -42,0 | div. | -26,6 | -26,6 |
Subsidie / Bijdrage Derden
In de business case is gerekend op een bijdrage van € 2,5 miljoen (excl. indexatie) vanuit subsidie, dan wel vanuit bijdragen van derden (bijvoorbeeld Amsterdam/MRA).
Risico beschrijving:
Doordat de periode steeds korter wordt tot aan het evenement en de mogelijkheid om subsidie aan kostenposten te koppelen in de business case hiermee steeds krapper wordt, bestaat de kans dat er geen subsidies aan de investeringen in de business case kunnen worden gekoppeld. Dit leidt tot een te kort in de begroting.
Voortgang:
Door de gemeente, provincie en Floriade Expo organisatie is gekeken naar diverse subsidiemogelijkheden. Europees zien we echter dat de mogelijkheden hiervoor steeds smaller worden. Veel Europese subsidies lopen t/m 2020. Daarnaast vinden nu al volop uitgaven plaats en zijn historische kosten in veel gevallen niet subsidiabel.
Op MRA-niveau wordt nog gekeken om via de MRA-investeringsagenda een gezamenlijke aanvraag in te dienen bij een Europese subsidie. Of dit vóór de expo kan worden gerealiseerd is nog niet duidelijk. Daarnaast wordt zoals eerder benoemd een gezamenlijke inzending met gemeente Amsterdam verkend, waaruit een eventuele bijdrage kan vloeien.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico wordt rekening gehouden dat een groot deel van deze bijdragen niet kan worden gerealiseerd (namelijk € 2,0 miljoen). Hierbij wordt rekening gehouden met een hoge kans van optreden (60%). Er wordt daarom in de risicoreservering een bedrag van €1,2 miljoen gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Programma Organisatie om de subsidie, dan wel de bijdrage van derden, ten gunste van de business case binnen te halen.
Beheersmaatregelen:
Bij dit risico kan als kans worden gezien om eventuele in kind bijdrage vanuit de MRA / gemeente Amsterdam te koppelen aan de business case.
Provinciale Bijdrage
De provincie Flevoland heeft in 2012 € 10 miljoen cofinanciering toegezegd aan de wereldtentoonstelling Floriade. De door de provincie voor de Floriade geoormerkte gelden zijn afkomstig uit de tweede tranche van het Investeringsprogramma Flevoland-Almere (IFA). Deze cofinanciering loopt via het Fonds Verstedelijking Almere en dit betekent dat Almere en Flevoland samen bestedingen in de jaarprogramma’s van het Fonds Verstedelijking Almere opnemen. Tot op heden is, afgerond, € 5,5 miljoen toegewezen aan de volgende projecten:
- € 2,0 miljoen aan het economisch programma Floriade Werkt!
- € 3,3 miljoen aan het programma Circulaire Bruggen
- € 0,2 miljoen aan de Floriade Dialogues
Risico beschrijving:
Als gevolg van de eisen/doelen die de Provincie stelt aan de besteding van de toegezegde bijdrage aan de Floriade bestaat de mogelijkheid dat de middelen niet kunnen worden gekoppeld aan de investeringen die zijn opgenomen in de business case. Dit leidt tot een te kort in de begroting.
Voortgang:
Voor de resterende € 4,5 miljoen provinciale cofinanciering is door Almere en de provincie een gezamenlijke menukaart opgesteld met een vijftal mogelijke activiteiten. De zoektocht was en is om activiteiten te vinden die zo goed mogelijk passen bij zowel de gemeentelijke kaders (bijdragen aan ontlasten van de business case Floriade) als de provinciale kaders (economische structuurversterking, innovaties, gastheerschap, regionale uitstraling). Voor het jaarprogramma 2020 van het Fonds Verstedelijking Almere is een voorstel tot invulling gehonoreerd. Het voorstel gaat in op een aantal te onderzoeken onderwerpen en is hiermee nog steeds niet heel concreet.
Afgelopen periode zijn diverse constructieve gesprekken met de Provincie gevoerd over een concrete invulling van de middelen. Hierbij zitten gemeente en Floriade Expo organisatie niet overal op één lijn met de Provincie; niet iedere invulling van deze bijdrage is namelijk één-op-één te koppelen aan de business case. Inschatting is dat begin 2021 een samenwerkingsovereenkomst wordt getekend, waarbij de invulling van de onderzochte onderwerpen een nadere verdiepingsslag krijgt. Ingeschat wordt dat de koppeling van zo’n € 2 miljoen bijdrage van de Provincie aan de geplande uitgaven in de business case van de Floriade lastig wordt.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden dat € 2 miljoen van de resterende bijdrage van de provincie niet kan worden gelabeld. Er wordt hierbij rekening gehouden met een grote kans van optreden (60%). Er wordt daarom in de risicoreservering een bedrag van € 1,2 miljoen gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Programma Organisatie en de Floriade Expo organisatie om de provinciale bijdragen ten gunste van de business case binnen te halen.
Beheersmaatregelen:
Vanuit gesprekken met de Provincie komt naar voren dat ook de Provincie de urgentie heeft om de bijdragen concreet vast te stellen op de verschillende daarvoor benoemde activiteiten. Hierover heeft de afgelopen maanden bestuurlijk afstemming plaatsgevonden. Insteek aan de gemeentelijke zijde was en is om zo veel als mogelijk te matchen met de opgenomen kosten in de business case van de Floriade. Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheid om het deel van de bijdrage van de Provincie dat niet te matchen is, binnen de begroting op te lossen.
Bezoekersaantallen - Kaartverkoop en parkeren
In de business case van de Floriade Expo organisatie is een opbrengst van ruim € 40 miljoen (netto) ingerekend vanuit kaartverkoop. Voor de opbrengsten vanuit parkeren is in de begroting van de gemeentelijke Programma Organisatie € 4,4 miljoen ingerekend.
Risico beschrijving:
Het risico bestaat dat de opbrengst vanuit de kaartverkoop en parkeren lager is dan verwacht. Uitgangspunt in de business case is 2 miljoen betalende bezoekers. Vele oorzaken kunnen ten grondslag liggen aan de komst van minder of meer bezoekers. Een deel van deze oorzaken wordt als apart risico opgenomen. Deze oorzaken kunnen worden onderverdeeld in de kwaliteit van het evenement, de marketing van het evenement en een aantal exogene factoren, zoals concurrerende evenementen, economische situatie (in de landen waar de bezoekers vandaan komen), weersomstandigheden en veiligheidsissues.
Omdat de elementen waarop de Floriade organisatie kan sturen als aparte risico's zijn opgenomen in deze analyse heeft dit risico alleen betrekking op de exogene factoren.
Een tegenvallend aantal bezoekers leidt niet alleen tot tegenvallende inkomsten vanuit de kaartverkoop en lagere parkeerinkomsten, maar ook tegenvallende spin-off inkomsten (bv. hotelovernachtingen) en een imagoverlies voor de gemeente Almere.
Voortgang:
In het voorjaar is een verkenning gedaan naar de effecten van de coronapandemie op de Floriade. Deze pandemie brengt extra onzekerheden met zich mee rondom het aantal bezoekers. Ondanks dat er vanuit wordt gegaan dat er in 2021 in een groot deel van de Europese landen wordt gevaccineerd tegen dit virus, kan het effect hebben op de mindset van de potentiële bezoeker. In de business case wordt nog steeds uitgegaan van 2 miljoen betalende bezoekers. Dit zullen vooral bezoekers zijn uit Nederland zelf en uit de ons omringende landen. In de risicoreserve wordt rekening gehouden met 20% minder bezoekers.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met 20% minder betalende bezoekers (kaartverkoop en parkeren), wat leidt tot € 10,4 miljoen minder opbrengsten. In de risicoreservering wordt voor deze specifieke post 100% gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om de opbrengst kaartverkoop te realiseren. De verantwoordelijkheid voor de opbrengsten vanuit het parkeren liggen primair bij de gemeente.
Beheersmaatregelen:
Door contracten af te sluiten met touroperators, groepsarrangementen en voorverkoop van kaarten te realiseren, wordt meer zekerheid verkregen rondom de kaartverkoop.
Sponsoring / Partnering
In de business case Floriade wordt een sponsorbijdrage ingerekend van bijna € 10 miljoen.
Risico beschrijving:
Als gevolg van onvoldoende interesse vanuit de markt in het Floriade evenement en/of de trends die we zien in de sponsoring van bedrijven (sponsoring in de vorm van grote financiële bijdragen loopt steeds verder terug) en een mogelijk verslechterde economische situatie, bestaat de kans dat de sponsoring onvoldoende van de grond komt, waardoor de ingerekende sponsorbijdrage niet (geheel) wordt behaald.
Voortgang:
Vanuit de Floriade Expo organisatie was het de intentie om de afgelopen en de komende tijd veel energie te steken in de dealmaking rondom mogelijke kleinere sponsors voor Floriade Expo 2022. Door het Coronavirus loopt dit proces moeizaam; onder andere door de hierdoor ontstane economische situatie bij bedrijven is het risico van het niet behalen van de sponsoropbrengsten verhoogd ten opzichte van de periode vóór de coronapandemie.
Risico inschatting:
In de risicoreserve wordt rekening gehouden met een bedrag aan tegenvallende partnerbijdragen van maximaal € 8 miljoen. Dit leidt tegen een grote kans van optreden (60%) tot een risicoreservering van € 4,8 miljoen.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om de sponsoropbrengsten te realiseren.
Beheersmaatregelen:
Binnen de sponsoropbrengsten zijn drie categorieën benoemd:
- Focus op lokale en regionale partijen: kleinere sponsorpakketten van € 5.000. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de inzet (kennis en contacten) van afdeling EZ van de gemeente.
- Focus op strategische partners en integrale samenwerkingen: sponsorpakketten tussen € 5.000 en € 500.000
- Focus op nationaal en multinational: sponsorpakketten boven € 500.000
Tenderopbrengsten
In de business case is een bedrag opgenomen van € 4,0 miljoen voor concessieopbrengsten.
Risico beschrijving:
Als gevolg van de keuze voor een specifieke samenwerkingspartner, lokale ondernemers, duurzaamheidseisen, de wijze waarop de afrekening plaatsvindt, lagere bezoekersaantallen en/of de kwaliteit van de diensten (bijvoorbeeld catering en merchandise), bestaat de kans dat de opbrengsten lager zijn dan verwacht.
Voortgang:
In een aantal voorgaande Floriades was de catering een zwak punt. Om de kwaliteit van de catering omhoog te brengen is in de samenwerkingsovereenkomst (2016) met de Floriade Expo organisatie het target voor concessieopbrengsten reeds met € 1,0 miljoen verlaagd. In de komende periode worden keuzes gemaakt ten aanzien van het cateringsconcept en de wijze van afrekening: vast bedrag of percentage.
Aandachtspunten hierbij zijn:
- Hoge prijzen heeft een negatief effect op je bezoekersaantallen
- Prijzen moeten over het gehele terrein in lijn zijn met elkaar (deelnemers, partners, cateraar).
- Kwaliteit moet op hele terrein gelijk zijn.
- Liquiditeit aanbieder
- Zelfde sfeer en klantbeleving op het gehele terrein
- Aanbod in lijn met thema's (anders klopt het verhaal niet)
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met 30% minder opbrengsten vanuit de catering, wat leidt tot € 1,2 miljoen minder opbrengsten. Er wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,5 miljoen gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om de concessie opbrengst te realiseren.
Beheersmaatregelen:
Bij de contractering zal op dit aspect de geïnventariseerde aandachtspunten moeten worden meegenomen in de keuzes die gemaakt gaan worden. In Q1/Q2 2021 zullen de eerste contracten worden afgesloten.
Beheerbudget / Parkmanagement
In de business case is een bedrag opgenomen van € 2,0 miljoen voor beheer van het terrein tot en met 2022.
Risico beschrijving:
Het risico bestaat dat de uitgangspunten die bij de berekening van de beheerkosten zijn gehanteerd in de praktijk niet haalbaar zijn en/of dat de kosten van het beheer voorafgaand aan en tijdens de Floriade hoger zijn dan inschat.
Voortgang:
Voor het beheer van het Floriade terrein is een bedrag opgenomen in de business case. Dit bedrag is extern getoetst. Echter, er is geen rekening gehouden met het definitief ontwerp van het arboretum. Het structureel beheer van het Arboretum is onderdeel van het definitief Ontwikkelingsplan dat met de samenwerkingspartner is opgesteld. Met de samenwerkingspartner wordt nu gekeken naar een parkmanagementconstructie. Er wordt gekeken naar een parkmanagementorganisatie voor de periode na het evenement. Voor en tijdens het evenement is de gemeente gezamenlijk verantwoordelijk met de Floriade Expo organisatie. Of het opgenomen budget in de business case hiervoor toereikend is, is nog niet duidelijk.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,5 miljoen extra kosten voor beheer en onderhoud. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke programma organisatie en de Floriade Expo organisatie om zorg te dragen voor het beheer en onderhoud voorafgaand aan en tijdens de expositie.
Beheersmaatregelen:
Er zal strak gestuurd moeten worden op de kosten die berekend en ingeschat worden voor het beheer voor en tijdens de Expo.
Veiligheid
Voor het opstellen van een beveiligingsplan en coördinerende werkzaamheden is € 933.000 ingerekend in de business case van de gemeentelijke programma organisatie. In de business case van de Floriade Expo organisatie is € 1.600.000 opgenomen voor de beveiliging op het Floriadeterrein zelf.
Risico beschrijving:
De Floriade Expo organisatie is verantwoordelijk voor de veiligheid op het terrein en legt dit vast in het veiligheidsplan dat als basis dient voor de evenementenvergunning. Het budget wat de Floriade Expo organisatie hiervoor heeft, € 1.600.000, lijkt hiervoor toereikend.
Als gevolg van de huidige terrorisme dreiging, de beperkte kennis binnen de gemeente Almere van de beveiliging van een evenement met dergelijke omvang, het grote aantal regeringsleiders en de relatie met omliggende gebieden bestaat de kans dat aanvullende eisen worden gesteld om de veiligheid ‘buiten de hekken’ te garanderen. Wat extra kosten met zich mee kan brengen.
Voortgang:
Bovengenoemde aanvullende eisen kunnen leiden tot extra inzet aan de kant van de veiligheidsregio of gemeente.
Op basis van het strategische veiligheidsplan dat in samenwerking met Floriade Expo organisatie, Politie, Brandweer, GHOR, Omgevingsdienst en diverse interne afdelingen binnen de gemeente (Verkeer, VTH, etc.) wordt opgesteld zal een visie gemaakt worden op de indirecte gevolgen van het evenement (waaronder de impact van het evenement op de stad en het centrum) en de daarvoor benodigde inzet.
Risico inschatting:
Uitgaande van een bedrag tussen de €1 miljoen en € 2 miljoen en wetende dat er binnen de begroting van de gemeentelijke Porgrammaorganisatie Floriade nog ruimte is van circa € 900k (out-of-pocket en advieskosten) wordt bij de risicoinschatting rekening gehouden met additionele kosten van €1 miljoen tegen een hoge kans van optreden (60%). Er wordt daarom vanuit de risicoreserve een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd voor veiligheid.
Beheersmaatregelen:
De (financiële) gevolgen vanuit de visie op de impact op de stad, worden in januari 2021 in beeld gebracht en, indien noodzakelijk, verwerkt bij begroting 2022.
Bouwvergunningen
Risico beschrijving:
Als gevolg van de gewenste innovatieve investeringen die voor de Floriade zijn vereist bestaat de kans dat het vergunnings-verleningsproces hier (nog) niet klaar voor is. Tevens bestaat de kans dat vergunningen onder grote tijdsdruk en met onvoldoende kwaliteit aangevraagd worden. Met als gevolg vertraging in de vergunningverlening, dan wel niet verkrijgen van de juiste vergunningen. Dat kan er uiteindelijk toe leiden dat partijen afhaken, omdat het proces te lang duurt, te veel inspanning vergt en/of ze niet de vergunning verkrijgen die ze graag hadden gezien of dat er extra inzet moet worden geleverd op de behandeling van de vergunningen en het toezicht op de bouw
Voortgang:
Inmiddels is voor de bouwvergunningen een TaskForce ingesteld. Dit betreft een overlegvorm tussen gemeente, Floriade Expo organisatie, Amvest/Dura, Omgevingsdienst en waterschappen. Hier worden voornamelijk de voorbereidende processen in beeld gebracht en uitgelijnd.
Daarnaast wordt in beeld gebracht welke gebouwen wanneer gerealiseerd worden. Deze worden dan in tijd teruggerekend (planning), zodat ingeschat kan worden wanneer bepaalde vergunningen zullen worden aangevraagd. Er staat een aantal vaste medewerkers klaar om deze vergunningen door te geleiden. Eventueel wordt er extra ingehuurd.
Er kan dan bij vergunningen een keuze worden gemaakt, tussen een:
- aanvraag met een gecertificeerde verklaring. Dat maakt het proces bij gemeente korter, namelijk binnen 4 weken;
- aanvraag zonder gecertificeerde verklaring. Normale tijdsduur van max. 14 weken.
Dit risico blijft bestaan bij onverwachte aanvragen of aanvragen kort voor het evenement. Dit kan tot extra druk leiden bij de afdeling VTH om betreffende vergunningsaanvragen tijdig te beoordelen. Hierbij kan extra inzet nodig zijn om de vergunningen tijdig afgerond te krijgen. Daarnaast wordt het risico gelopen dat op het laatste moment naar veel niet gecertificeerde ipv gecertificeerde aanvragen wordt geschakeld. Gevolg is extra inzet van de afdeling VTH.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor de afdeling VTH. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,4 miljoen gereserveerd voor extra inzet op bouwvergunningen.
Beheersmaatregelen:
Er wordt voorzien dat veel vergunningen voor tijdelijke paviljoens pas in een laat stadium aangevraagd worden. De Taskforce Vergunningen van de gemeente Almere beoogt samen met de Floriade Expo organisatie om zoveel mogelijk vergunningen al in een vroeg stadium gereed te krijgen en zo te veel stapeling van werk te voorkomen.
Huidige planning is dat de aanvragen van de Floriade Expo organisatie zelf eerste kwartaal 2021 komen en die van de participanten in kwartaal 2 en 3. Op deze wijze kan de werklast acceptabel verdeeld worden.
Kwaliteit inzending
Risico beschrijving:
In het Expoplan van de Floriade Expo organisatie wordt gesproken over showcasewoningen waarin buitenlandse steden hun “paviljoen” kunnen inrichten. Daarnaast kunnen deelnemers ook met tijdelijke paviljoens deelnemen of gebruik maken van de overige kavels op het terrein.
Er moeten 192 kavels gevuld worden op het terrein ("witte" vlekken zijn niet wenselijk). Als gevolg van te lage kwaliteit van de inzendingen van de deelnemers, te weinig deelnemers of afzeggingen op het laatste moment bestaat de kans dat aanvullende investeringen nodig zijn om de kwaliteit van de expositie te kunnen garanderen.
Risico inschatting:
Bij het kwantificeren van het risico is vooralsnog alleen rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor een kwaliteitsslag op de inbreng van de deelnemers. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd.
De kwaliteit van de inzendingen is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie.
Beheersmaatregelen:
Er is altijd een kans dat een deelnemer op het laatste moment afzegt. Het blijft zaak om goed in gesprek te blijven met de verschillende deelnemers over hun bijdrage aan de expositie.
Avondprogrammering
Risico beschrijving:
In de bieding van samenwerkingspartner Amvest wordt uitgegaan van het aanbieden van overnachtingen tijdens het evenement. Een vereiste hiervoor is een goede (avond)programmering. Voor de invulling hiervan worden extra kosten gemaakt, hiertegenover worden ook extra inkomsten verwacht vanuit de overnachtingen (kaartverkoop voor twee dagen; horeca- en merchandise opbrengst etc.). Dit is nu neutraal ingerekend in de business case van de Floriade Expo organisatie. Amvest rekent op een bezetting van 70% van de aangeboden logies.
Als gevolg van het niet behalen van een bezettingsgraad van 70% op de overnachtingen op het terrein door Amvest bestaat de kans dat de (avond)programmering en de daarmee gemoeide kosten niet worden terugverdiend, waardoor een negatieve kostenpost hierop resulteert.
Voortgang:
Er is nog geen duidelijkheid over de invulling van de Flores-woontoren en aanvullende logiesmogelijkheden. Duidelijkheid hierover wordt begin januari verwacht waarna de besluitvorming over een eventuele avondprogrammering op het Expo-terrein zal plaatsvinden.
Afgelopen kwartaal is de programmering uitgewerkt op basis van het beschikbare budget van € 2,0 mln. Hiervoor is een goede basisprogrammering neergelegd. Voor een kunst & cultuur programmering dat past bij de omvang van een Floriade ligt de ambitie hoger, daarom wordt de komende periode via subsidiewerving en sponsoring getracht het budget te verhogen.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 3,3 miljoen extra kosten die nodig zijn om een goed programma voor kunst en cultuur neer te zetten. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden, namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 2,0 miljoen gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om een goede (avond)programmering neer te zetten.
Beheersmaatregelen:
Wanneer de definitieve programmering bekend, kan het risico beheerst worden door:
- extra middelen te regelen vanuit subsidies, fondsen en sponsoring op cultureel gebied.
- de mogelijkheid om de programmering af te schalen
Busvervoer
In de business case van de Floriade Expo organisatie is €1,2 miljoen ingerekend voor het busvervoer van bezoekers vanaf de parkeerlocaties en de NS naar het Floriade-terrein.
Risico beschrijving:
In eerste instantie werd rekening gehouden met één parkeerlocatie buiten de stad, parkeren op loopafstand naast het Floriade terrein en parkeren in de stad (danwel bezoekers reizend met het openbaar vervoer). De parkeerlocaties zijn nu gewijzigd in één locatie aan de rand van de stad, waarvoor busvervoer moet worden geregeld. Enerzijds is er dus een uitbreiding van benodigd busvervoer, terwijl anderzijds ook wordt geconstateerd dat de inkoopkosten voor het vervoer zijn gestegen. Er bestaat een kans dat de ingerekende €1,2 miljoen niet toereikend is.
Voortgang:
Uit een eerste offerte uitvraag blijkt dat de €1,2 miljoen niet toereikend is voor het busvervoer van NS en de beoogde parkeerplaats naar het terrein. Inmiddels zijn verschillende gesprekken met de vervoerder gevoerd en is de eerste offerte naar beneden bijgesteld. Nog steeds is dit bedrag ruim hoger dan in de begroting is meegenomen. Er wordt hierbij nog gekeken naar allerlei mogelijkheden om dit tekort in te perken.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met €5,0 miljoen extra kosten voor het busvervoer van NS / parkeerplaatsen naar het terrein. Er wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 2,0 miljoen gereserveerd.
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om het vervoer vanaf station, dan wel vanaf de parkeerplaats te organiseren.
Beheersmaatregelen:
Er wordt onderzoek gedaan welke consequenties er zijn wanneer een bijdrage wordt gevraagd aan de bezoeker voor het busvervoer. Daarnaast wordt nog gekeken naar subsidies en bijdragen van derden.
Onvoorzien BV
In de initiële aanvraag van de Floriade Expo organisatie bij de herijking van de business case 2019/2020 werden extra middelen aangevraagd voor niet voorziene uitgaven. Deze post is niet hard toegezegd, maar is meegenomen in de risicoreservering
Risico beschrijving:
Als gevolg van onvoorziene zaken bestaat de kans dat er kosten moeten worden gemaakt, die niet zijn opgenomen in de huidige business case van de Floriade Expo organisatie.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,8 miljoen extra kosten tegen een hoge kans voor voorkomen (60%). Daarom is er € 1,1 miljoen meegenomen in de risicoreserve.
Beheersmaatregelen:
Om de uitgaven op de Floriade verder te beheersen wordt strak gestuurd op de financiën. Bij dreigende tekorten zal als eerste gekeken moeten worden of er mogelijkheden zijn om te bezuinigen op andere kostenposten. Daarnaast zal moeten worden onderzocht of er geen mogelijke andere financieringsbronnen, zoals subsidies of bijdragen derden, zijn om het tekort op te lossen. Pas als laatste mogelijkheid zal worden gekeken naar de risicoreserve.
Exploitatie Toren 2
De Floriade Expo organisatie heeft met Weerwater CV de afspraak gemaakt om toren 2 te huren tijdens het evenement. De Floriade Expo organisatie zal de appartementen in deze toren in richten om deze tijdens de expo als overnachtingsmogelijkheid aan te bieden aan de deelnemers van het evenement.
Risico beschrijving:
Als gevolg van een niet kostendekkende huurprijs of als gevolg van leegstand van de appartementen tijdens de expo bestaat de kans dat de kosten die worden gemaakt voor de appartementen niet worden terugverdiend.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 2,0 miljoen minder huuropbrengsten tegen een middelmatige kans (40%) van optreden. Hierdoor is er een bedrag opgenomen in de risicoreservering van € 0,8 miljoen.
Risico bijdrage derden
Risico beschrijving:
In de berekening bij de herijking van de business Case van de Floriade Expo organisatie is rekening gehouden dat de Floriade Expo organisatie door in kind leveringen een bedrag van € 500K kan besparen in de business case. Dit is onder andere de verwachting bij het zogenaamde ‘WOW’-groen.
Er bestaat de kans, door bijvoorbeeld de economische situatie na de corona crisis, dat deze in kind leveringen niet kunnen worden geëffectueerd.
Risico inschatting:
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 0,5 miljoen extra kosten tegen een middelmatige kans (40%) van optreden. Hierdoor is er een bedrag opgenomen in de risicoreservering van € 0,2 miljoen.
Beheersmaatregelen:
Om de uitgaven op de Floriade verder te beheersen wordt strak gestuurd op de financiën. Bij dreigende tekorten zal als eerste gekeken moeten worden of er mogelijkheden zijn om te bezuinigen op andere kostenposten. Daarnaast zal moeten worden onderzocht of er geen mogelijke andere financieringsbronnen, zoals subsidies of bijdragen derden, zijn om het tekort op te lossen. Pas als laatste mogelijkheid zal worden gekeken naar de risicoreserve.